As ajudas de custo são uma forma de compensação financeira oferecida a trabalhadores ou profissionais que precisam cobrir despesas relacionadas ao seu desempenho de trabalho, como transporte, alimentação e hospedagem. Elas são comuns em situações que exigem deslocamento para atividades fora do local habitual de trabalho, como viagens a trabalho ou serviços prestados em outras localidades. Para os empregadores, as ajudas de custo servem para garantir que seus colaboradores não arcem com custos extras que possam surgir em função das suas funções profissionais, Ouroptg.com enquanto para os trabalhadores, são uma maneira de garantir o reembolso de despesas necessárias para o exercício da atividade.
Em 2024, os valores das ajudas de custo passaram por atualizações importantes que visam atender à inflação e ao aumento dos custos de vida, especialmente no que se refere a deslocamentos e alimentação. Esses ajustes são fundamentais para garantir que as ajudas de custo continuem a ser uma solução eficaz e justa para ambas as partes. Neste artigo, vamos explorar o que são as ajudas de custo, como elas funcionam e quais são os valores mais recentes, ajudando você a entender como essas compensações impactam tanto os trabalhadores quanto as empresas em termos de planejamento financeiro e conformidade fiscal.
Entenda as Regras Legais
As ajudas de custo são estabelecidas principalmente para o setor público, mas servem como parâmetro também no setor privado. Os valores definidos representam os limites máximos isentos de tributação para os trabalhadores. No entanto, as empresas podem estar sujeitas a tributação autônoma sobre essas despesas.
No setor privado, não há legislação específica que regule as ajudas de custo. Por isso, muitas organizações utilizam como base o Decreto-Lei n.º 106/98, que define as regras aplicáveis à Função Pública.
Esse decreto-lei determina:
- Os tipos de deslocações elegíveis para o pagamento de ajudas de custo;
- As distâncias mínimas a partir das quais os trabalhadores têm direito ao reembolso de despesas.
Existem dois tipos principais de deslocações cobertas:
- Diárias;
- Por dias consecutivos.
Para deslocações diárias, o pagamento só é devido se a distância percorrida superar 20 quilômetros desde o local habitual de trabalho. Já para deslocações por dias consecutivos, o reembolso é garantido se a distância mínima for de 50 quilômetros.
Ainda assim, as empresas podem adotar valores distintos dos definidos pelo Estado. Quando esses valores excedem os limites estabelecidos como referência, passam a ser sujeitos à tributação pelo IRS.
Valores Atualizados e Referências para Ajudas de Custo
No âmbito da alimentação, os valores das ajudas de custo são definidos com base no subsídio de refeição em vigor. Já para transporte, deslocações ou estadias, os montantes são estabelecidos anualmente pelo governo, embora não tenham sofrido alterações significativas nos últimos anos.
Confira abaixo os valores de referência para cada categoria de despesa:
Alimentação
As ajudas de custo para alimentação seguem como base o subsídio de refeição, que em 2023 foi fixado em 6 euros por dia. Contudo, é necessário considerar duas situações distintas:
- Até 9,60 euros diários, valores pagos em cartões ou vales de refeição estão isentos de IRS;
- Para pagamentos em dinheiro, a isenção é limitada a 6 euros, sendo qualquer valor adicional sujeito a tributação.
Alojamento
O reembolso de despesas com alojamento exige a apresentação de comprovativos e está condicionado a:
- Hospedagem em estabelecimentos de até 3 estrelas ou equivalentes;
- Que o local tenha acordo firmado com o Estado.
O limite máximo para reembolso é de 50 euros. Caso contrário, a ajuda de custo é reduzida a 50% do valor.
Deslocações
As ajudas de custo para deslocações são amplamente regulamentadas, visando evitar abusos. O reembolso varia de acordo com fatores como:
- Horário e duração da viagem;
- Meio de transporte utilizado;
- Distância percorrida;
- Posição ocupada pelo trabalhador;
- E se a viagem ocorre em território nacional ou no exterior.
Embora essas normas sejam exclusivas do setor público, servem como referência para empresas privadas. Assim, os valores pagos ao trabalhador podem ser calculados com base nas seguintes proporções:
- Deslocações diárias: 25% dos gastos, se ocorrerem entre 13h e 14h ou entre 20h e 21h;
- 50%, caso a viagem inclua pernoite.
Exemplo prático:
Para um valor de referência diário de 50,20 euros, se o trabalhador precisar de alojamento, ele receberá 50% do valor correspondente, ou seja, 25,10 euros.
Deslocações de Longa Duração
Neste contexto, as percentagens a serem pagas pelo empregador variam de acordo com os seguintes fatores:
- O dia da partida;
- O dia da chegada;
- Os dias intermediários.
No dia da partida, os valores são os seguintes:
- 100% do abono, se a partida ocorrer até às 13 horas;
- 75%, se o início da deslocação for entre as 13 e as 21 horas;
- 50%, se o trabalhador sair após as 21 horas.
No dia da chegada, aplicam-se as seguintes percentagens:
- 0%, se a chegada ocorrer até às 13 horas;
- 25%, se o trabalhador chegar entre as 13 e as 20 horas;
- 50%, caso a chegada seja após as 20 horas.
Para os dias intermediários, o abono é pago na sua totalidade (100%).
Exemplo prático:
Imagine que, por motivos profissionais, um trabalhador precisa viajar de Lisboa para Braga durante três dias (de segunda a quarta-feira), considerando um valor de referência diário de 50,20 euros. O cálculo seria o seguinte:
- Segunda-feira: Partida às 15 horas, com abono de 75%, equivalente a 37,65 euros;
- Terça-feira: Abono integral (100%), correspondente a 50,20 euros;
- Quarta-feira: Chegada às 23 horas, com abono de 50%, totalizando 25,10 euros.
No total, a empresa deverá pagar ao trabalhador 112,95 euros pelos três dias de deslocação.
Valor por Distância Percorrida
Há também um valor estabelecido por quilômetro percorrido, que varia conforme o meio de transporte utilizado pelo trabalhador, podendo ser:
- Veículo próprio;
- Veículo motorizado diferente de automóvel;
- Transporte público.
A seguir, apresentamos a tabela de valores aplicável à função pública, que já contempla despesas como:
- Combustível;
- Portagens;
- Estacionamento.
Isso significa que essas despesas não são pagas separadamente. Os valores por quilômetro e tipo de transporte são os seguintes:
- Automóvel próprio: 0,36€;
- Veículo motorizado não automóvel: 0,14€;
- Automóvel alugado com 1 trabalhador: 0,34€;
- Automóvel alugado com 2 trabalhadores (por pessoa): 0,14€;
- Veículo público ou automóvel alugado com 3 ou mais trabalhadores (por pessoa): 0,11€.
Valores Máximos Diários
Como em muitos aspectos da vida, há limites a serem respeitados! A legislação estabelece um teto máximo para as ajudas de custo em deslocações diárias. Esses valores, além de aplicáveis à função pública, também são amplamente utilizados como referência pelo setor privado. Confira abaixo:
Em território nacional
- Trabalhadores da função pública em geral: 50,20€
- Administradores, gerentes, membros do Governo e quadros superiores: 69,19€
No estrangeiro
- Trabalhadores da função pública em geral: 89,35€
- Administradores, gerentes, membros do Governo e quadros superiores: 100,24€
As Ajudas de Custo São Tributadas?
Em certos casos, as ajudas de custo podem ser sujeitas a impostos, como IRS e Segurança Social. De forma resumida, temos as seguintes situações:
- Se o valor das ajudas de custo for igual ou inferior ao limite máximo estabelecido para a função pública, o trabalhador estará isento de impostos;
- Caso o valor ultrapasse o limite definido, será necessário pagar impostos sobre a diferença entre o valor gasto e o teto estabelecido por lei.
As ajudas de custo que não ultrapassem o limite de isenção não são consideradas como rendimento do trabalho dependente. No entanto, caso o limite seja excedido, elas devem ser declaradas no IRS como rendimentos da categoria A.
A seguir, apresentamos dois exemplos práticos:
Exemplo A – Subsídio de Alimentação
Se o trabalhador gastar nove euros em um almoço e o subsídio for pago em dinheiro, ele precisará pagar imposto sobre os 3 euros (9 euros – 6 euros). Se o pagamento for feito por meio de cartão, não será cobrado imposto algum.
Além disso, as empresas devem pagar uma tributação autónoma de 5% sobre o valor das ajudas de custo, sempre que estas não forem reembolsadas pelo cliente. Esta taxa é aplicada até o valor máximo definido para a isenção de impostos.
Exemplo B – Deslocação Diária
Em uma deslocação diária, onde o limite é de 50,20 euros, se o trabalhador gastar 70 euros, ele terá que pagar imposto sobre os 19,80 euros (diferença entre o gasto e o teto máximo isento de impostos).
A empresa, por sua vez, deverá pagar ao Estado 26 cêntimos (5% x 50,20 euros).
É Viável Deduzir Ajudas de Custo para Fins de IRC?
As empresas têm a possibilidade de deduzir as ajudas de custo no âmbito do IRC, desde que essas despesas sejam devidamente faturadas aos clientes. Caso contrário, é necessário apresentar um itinerário detalhado que permita o controle adequado das deslocações relacionadas com os custos.
Conforme o artigo 23.º-A do Código do IRC, os mapas de itinerário devem conter informações essenciais como:
- Os locais visitados;
- A duração da permanência em cada local;
- O propósito da viagem.
Se a deslocação ocorrer utilizando o veículo pessoal do trabalhador, o mapa deverá incluir:
- A identificação do veículo utilizado;
- A identificação do proprietário do veículo;
- A quilometragem percorrida durante a viagem.
Outras Ajudas de Custo: Despesas com Representação
Além das ajudas de custo mencionadas anteriormente, existem trabalhadores que também recebem o pagamento de despesas de representação.
Segundo o Código do IRS, as despesas de representação incluem, entre outras, os custos com receções, refeições, viagens, passeios e eventos, tanto no território nacional quanto no estrangeiro, direcionados a clientes, fornecedores ou outras pessoas e entidades relevantes.
Esses gastos estão sujeitos a uma tributação autónoma, com uma taxa de 10%. Contudo, se a empresa apresentar prejuízos fiscais, a taxa de tributação sobe para 20%.
Conclusão
As ajudas de custo desempenham um papel crucial tanto no setor público quanto no privado, servindo para cobrir despesas relacionadas com deslocações profissionais. Estes valores são determinados por uma legislação específica, estabelecendo limites máximos isentos de impostos, com o objetivo de apoiar o trabalhador em suas viagens a trabalho. Os montantes variam de acordo com o tipo de deslocação, seja diária ou por dias sucessivos, e com a distância percorrida. Além disso, a alimentação, o alojamento e os transportes estão entre as despesas mais comuns cobertas por essas ajudas, com valores que são atualizados periodicamente para refletir as mudanças no custo de vida.
É importante ressaltar que as ajudas de custo podem ser sujeitas a impostos caso ultrapassem os limites estabelecidos, especialmente no que diz respeito ao IRS e à tributação autónoma. Empresas também devem observar a legislação ao deduzir esses custos em suas declarações de IRC, garantindo que os valores sejam devidamente comprovados e que as condições para isenção de impostos sejam atendidas. Dessa forma, as ajudas de custo não apenas ajudam a mitigar os custos com viagens, mas também exigem uma gestão cuidadosa para evitar complicações fiscais.
